När Johan Johnsson kliver in som informationssäkerhetssamordnare för Vara, Essunga och Grästorps kommun är utgångsläget tydligt: tre kommuner, noll struktur och hundratals Excelark.

”Jag satt på 300 Excel-ark som försökte säga samma sak. Det var ohållbart.”

Det blev startskottet på en resa mot ett enklare, smartare och mer sammanhållet sätt att arbeta med informationssäkerhet och dataskydd.

Kaos i kalkylblad och ett ostrukturerat informationssäkerhetsarbete

När Johan Johnsson tog sig an uppdraget som informationssäkerhetssamordnare för tre kommuner samtidigt, möttes han av ett massivt Excel-berg. Klassningar och registerförteckningar fanns, men de var utspridda, ofullständiga och svåra att följa upp.

”Jag blev knytpunkten för alla verksamheter. Jag satt på 300 Excelark som i princip sa samma sak. Det gick inte att jobba så.”

Trots tidiga ambitioner att ta tag i registerförteckningen hade arbetet kört fast.

”Man hade gjort det så stort och krångligt att ingen orkade fylla i det. Det fanns ingen struktur vilket gjorde att vi inte mötte kraven.”

Ett växande behov av stöd och en lösning som förenklar

Med ökade krav på informationssäkerhet och ett växande tryck från verksamheten stod det klart: arbetet måste effektiviseras. Vara kommun började se sig om efter ett system som kunde samla allt på ett ställe och göra det enklare att göra rätt.

Valet föll på DirSys, mycket tack vare användarvänligheten.

”Det var som att en sten lyftes. Nu kan vi följa upp läget, rapportera och få en tydlig bild av hur vi ligger till, utan att drunkna i dokument.”

Nya insikter och bättre prioriteringar i informationssäkerhetsarbetet

Förutom ökad effektivitet har lösningen gjort något ännu viktigare: den har ökat förståelsen i hela organisationen. Idag vet fler vilken information de hanterar, varför den är viktig och vilket skydd som krävs.

”Tidigare kom en systemförvaltare bara med en prislapp – ”vi behöver införa de här säkerhetsåtgärderna för systemet”. Nu vet vi varför det behövs skydd, vilken information som finns där, och hur kritisk den är.”

Målbilden: full koll på tre fjärdedelar av kommunens information

Med ny struktur och ett digitalt stöd på plats har målen också blivit tydligare. Nu siktar Vara kommun på att ha koll på 75 % av sin information innan årets slut – en målsättning som för bara något år sedan hade känts långt borta.

”Hade vi inte prioriterat ett systemstöd hade vi stått kvar på exakt samma plats. Det var verkligen att trampa vatten.”

Johan hoppas nu att fler kommuner ska ta steget mot ett mer strukturerat arbetssätt.

”Det finns nationella och regionala strategier – men det måste hända på riktigt också. Jag hoppas att det här är året då fler verkligen kommer igång.”